THE PROBLEM
店舗が増えるほど、
入社の書類は遠くなる。
直営店が5店舗、10店舗と増えて、本部から離れた街にもお店ができると、1人を採用するたびの事務作業が、少しずつ重くなっていきます。
書類が本部に届くまで、1週間
店舗で書いてもらい、店長が集めて、本部へ郵送。届くまで手続きが止まります。
書き漏れで、また差し戻し
空欄・押印漏れ・コピーの読みにくさ。店舗に戻して、もう一度郵送。
店長が、書き方の先生に
営業中に、契約書の読み合わせや記入の手伝い。お店の仕事の時間が削られます。
遠くの店舗は、SVが回収
離れた店舗の書類を、スーパーバイザーが巡回のついでに預かる。紛失も心配です。
事務作業は、本部でも店長でもなく、
入社する本人が、その場で。
SPEED
紙なら1〜2週間。
ONBOARDINGなら、最短その日のうちに。
書類を「集めて、送って、直してもらう」流れそのものを、なくします。本人が自分のスマホで入力するので、店長も本部も、待つだけです。
これまで（紙の書類）
1〜2週間ほどONBOARDING
最短その日のうちに※期間はイメージです。本人の入力と本部の確認が済み次第、手続きが完了します。入力が遅れている人には、自動でお知らせ（催促）が届きます。
HOW IT WORKS
本部が一度準備したら、
あとは「タップ」と「QR」だけ。
雇用形態や年齢などの「採用の条件」と、条件ごとに使う雇用契約書を、本部が最初に用意しておきます。店長は、採用のたびに条件をタップするだけで、その人に合った書類が自動で選ばれます。
条件と書類を用意
自社の雇用契約書・誓約書を登録し、「パート・アルバイトにはこの契約書」のように、使う人の条件を決めておきます。店舗も一括で登録。
最初の準備だけ
条件をタップして、QRを見せる
面談のあと「新しく始める」から、雇用形態などをタップ。時給などを入れたら、QRを見せるか、メールで送るだけ。
1人あたり数分
自分のスマホで、ぜんぶ進める
確認コードでログインし、雇用契約書を読んで署名。住所や振込先の入力、書類の撮影まで、すき間時間に進められます。
アプリのインストール不要
確認して、完了
届いた内容と書類を画面で確認。直してほしい所は理由をつけて本人に戻せます。勤怠システム用のCSVも書き出せます。
店舗に連絡しなくてよい
全店舗の入社手続きが、
1つの画面で見える。
どの店舗の、誰が、どこまで進んでいるか。紙を待たなくても、画面を開けばわかります。
- 進み具合を、店舗ごとに一覧で署名・入力・書類の撮影・確認待ち。遅れている人も一目でわかります。
- 遅れている人には、自動で催促本人と店長に、システムがお知らせを送ります。本部が電話をかけて回る必要はありません。
- 書類の選び間違いを防ぐ雇用形態・年齢・学生かどうかなどの条件で、使う契約書を自動で選びます。18歳未満向けの書類なども条件で分けられます。
- 書類は、本人ごとのフォルダに整理署名済みのPDFと撮影した書類は、御社のGoogleドライブに本人ごとのフォルダで保存。入力内容はスプレッドシートに並びます。
- 在留期限も、本部でまとめて管理外国籍のスタッフの在留カードの期限が近づくと、画面でお知らせします。
※画面はイメージです。氏名・店舗名は架空のものです。
店長の作業は、
QRを見せるところまで。
契約書の読み合わせも、記入の手伝いも、書類の回収もいりません。お店の仕事に集中できます。
- スマホだけで、面談の席で始められる「新しく始める」から条件をタップ。パソコンに戻る必要はありません。
- 書き方の説明は、画面がしてくれる入力の例や撮影のコツは、新メンバーの画面に表示されます。わからない所で手が止まりにくい作りです。
- 書類を預からないから、なくさない紙の書類を店舗で保管したり、本部へ送ったりする必要がありません。
- 店舗の固定QRを貼っておくこともできるバックヤードにQRを貼っておけば、本人が読み取って登録を始められます。雇用条件はあとから本部や店長が入れられます。
- SVは、担当店舗の進み具合をまとめて確認巡回のたびに書類を集める代わりに、画面で遅れている人を確かめられます。
自分のスマホで、
すき間時間に。
仕事の初日を待たずに、通勤や休憩のあいだに手続きを終えられます。
- アプリのインストールはいらないQRを読み取るか、メールのリンクを開くだけ。ログインはメールに届く確認コードで行います。
- 契約書を読んで、指で署名署名した書類の控え（PDF）は、本人にもメールで届きます。
- 書類は、スマホのカメラで撮影撮影のガイドに合わせて撮るだけ。設定によっては、ぼやけや写り込みをAIが確認します。
- 英語の画面にも対応スマホの言語設定に合わせて、日本語と英語の画面が切り替わります。
FOR YOU
こんな会社に、特におすすめです
大企業向けの大がかりな人事システムではなく、直営店を運営する中小企業のために作りました。
直営の店舗を複数運営していて、採用が店舗ごとに発生する
本部から離れた街や、別の県にもお店がある
パート・アルバイトの採用が多く、入れ替わりもある
労務の担当者が少なく、書類の確認と入力に追われている
FEATURES
主な機能
雇用契約書・誓約書の電子署名
自社の書類をそのまま登録。本人がスマホで読んで指で署名し、控えのPDFは本人と本部にメールで届きます。
条件で書類を自動で選ぶ
雇用形態・契約期間・年齢・学生かどうか・国籍・週の勤務時間など、最大6つの条件で使う書類を決められます。
その場のQR・店舗の固定QR
面談の席でQRを見せる・メールで送る・店舗に貼ったQRから本人が始める、の3つの始め方。
進み具合と自動の催促
全店舗の手続きを一覧で。遅れている人には、本人と店長へシステムが自動でお知らせします。
御社のGoogleドライブに保存
署名済みの書類と撮影した書類は、本人ごとのフォルダへ。入力内容はスプレッドシートに1行ずつ並びます。
確認と差し戻し
本部が内容を確認し、直してほしい所は理由をつけて本人に戻せます。設定すると、書類写真のぼやけなどをAIが事前に確認します。
在留期限の管理
外国籍のスタッフの在留カードの満了日・就労制限を記録し、期限が近づくとお知らせします。
勤怠システム用のCSV
入力された内容を、勤怠・給与のシステムに取り込みやすい形で書き出せます。
退職の手続きも
退職届・退職時の誓約書の署名や、貸与物の返却の確認も、同じ流れで進められます。
SECURITY
個人情報は、御社のGoogleドライブへ。
住所・口座・身分証明書の画像など、入社の手続きで集める情報は、とても大切なものです。ONBOARDINGは、それらを当社のサーバーに置かない設計にしています。
当社のサーバーには、進み具合だけ
当社のサーバーに置くのは、手続きの進み具合と、確認コードを送るためのメールアドレス（手続きの完了から30日で削除）などです。
確認コードでログイン
パスワードは使わず、メールに届く確認コードでログインします。続けて間違えるとロックし、しばらく操作がないと自動でログアウトします。
会社ごとに分けて管理
同じURLを使っていても、会社ごとに情報を分けて扱います。管理画面の操作は記録が残ります。
PRICE
店舗の数に合わせて、
ご提案します。
店舗の数・採用の人数・使う書類の数をうかがって、お見積りをお出しします。まずは、今の入社手続きの流れをお聞かせください。
ONBOARDINGは、店舗運営を支えるサービス群「LuminaLink AI」の1つです。
ONBOARDING
お見積り
法人・団体・個人事業主さま向け
- 入社・退職の手続き（電子署名・入力・書類の撮影）
- 採用の条件による書類の自動選択
- 店舗の登録（CSV・ウェブサイトからの取り込み）
- 店舗の固定QR・メールでの案内
- 進み具合の一覧・自動の催促
- Googleドライブ・スプレッドシートへの保存
- 在留期限の管理・勤怠システム用CSV
※Googleドライブは、御社のGoogleアカウントを使います（Google Workspace等のご契約は御社でご用意ください）。
※AIによる書類写真のチェックは、設定で使う場合のみ動きます。
FAQ
よくある質問
新しいメンバーに、アプリを入れてもらう必要はありますか？
いりません。QRを読み取るか、メールのリンクを開くと、スマホのブラウザで手続きが始まります。ログインはメールに届く6けたの確認コードで行います。
今使っている雇用契約書を使えますか？
はい。自社の雇用契約書・誓約書などを登録して使います。時給や勤務時間など、人ごとに変わる所は、店長が採用の時に入れられます。書類の内容や、電子での交付が法令・就業規則に沿っているかは、御社（必要に応じて社会保険労務士などの専門家）でご確認ください。
店長がパソコンを使えなくても大丈夫ですか？
はい。店長・SVの操作は、スマホだけで行えます。「新しく始める」から条件をタップして、QRを見せるまでの流れです。
外国籍のスタッフにも使えますか？
使えます。新メンバーの画面は、スマホの言語設定に合わせて日本語と英語が切り替わります。在留カードの満了日などを本部で記録し、期限が近づくとお知らせします。
個人情報は、運営会社に見られますか？
住所・口座・書類の画像などは、御社のGoogleドライブとスプレッドシートに保存され、当社のサーバーには置きません。当社のサーバーにあるのは、手続きの進み具合などの情報です。詳しくはプライバシーポリシーをご覧ください。
何店舗から使えますか？
1店舗からお使いいただけますが、直営店を5店舗以上お持ちの会社や、本部から離れた店舗がある会社で、特に手間が減ります。
退職の手続きにも使えますか？
はい。退職届・退職時の誓約書の署名と、貸与物（制服・鍵など）の返却の確認を、同じしくみで進められます。
COMPANY
EYES iQ株式会社
石川県金沢市の EYES iQ株式会社が、ONBOARDING を開発・運営しています。店舗運営を支えるサービス群「LuminaLink AI」として、Googleレビュー管理ダッシュボード「STARBOARD-G」、Webフォーム「Lumina Form」などを提供しています。
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