EYES iQ株式会社（以下「当社」）は、入社/労務手続きシステム「ONBOARDING（オンボーディング）」（以下「本サービス」）における個人情報を、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の法令に従い、以下のとおり取り扱います。
第1条（事業者）
EYES iQ株式会社 代表取締役 西川 祐輔
〒920-0843 石川県金沢市森山1-2-1-209
第2条（取得する情報）
- 契約に関する情報：会社名、ご担当者名、連絡先、請求に関する情報、お問い合わせの内容
- 管理画面の利用者の情報：管理者・本部担当者・店長等の氏名、電子メールアドレス、担当店舗、ログインと操作の記録
- 手続きの運営に必要な情報（当社のサーバーに保存）：手続きの進み具合と日時、使う書類の設定、確認コードと催促を送るための新メンバーの電子メールアドレス（手続きの完了・辞退から30日で削除）、在留カードの満了日・就労制限の有無（番号・氏名は保存しません）
- 手続き情報（当社のサーバーには保存せず、契約者の保存先に送るもの）：新メンバーの氏名・住所・連絡先・生年月日・給与の振込先・緊急連絡先その他契約者が定めた入力項目、本人確認書類等の画像、署名、署名済みの書類
- 本人確認の情報：確認コードの送信・照合の記録（確認コードそのものは保存せず、照合用に変換した値のみを短期間保存します）
- アクセスログ：アクセス日時、IPアドレス、ブラウザの種類等
第3条（利用目的）
- 本サービスの提供（手続きの案内・ログインのための確認コードの送信・書類の表示と署名・手続き情報の保存先への保存・署名済み書類の控えの送付・進み具合の表示・催促の通知）のため
- 不正利用の防止、セキュリティの確保、障害への対応のため
- お問い合わせへの対応、契約・請求に関するご連絡、重要なお知らせのため
- 個人を特定できない形に加工した統計情報の作成のため
第4条（第三者提供）
当社は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。なお、手続き情報を契約者の保存先へ保存することは、契約者からの委託に基づくものです。
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上・児童の健全な育成のために特に必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等が法令の定める事務を行うことに協力する必要がある場合
- 業務の委託、事業の承継に伴って提供する場合
第5条（個人データの取扱いの委託と外国にある第三者）
当社は、本サービスの運営のため、次の事業者に個人データの取扱いを委託しています。
| 委託先 | 委託する業務 | 委託先の所在国 | データの保存・処理国 |
|---|---|---|---|
| Render Services, Inc. | Webサーバー（画面の表示・手続きの処理）。手続きの途中で、入力内容・書類の画像が一時的に通過します | 米国 | シンガポール |
| Supabase Pte. Ltd. | データベース（進み具合・設定・確認コードの送信先の電子メールアドレス等の保存） | シンガポール | 日本（サポート対応のため、米国等の関連会社が取り扱う場合があります） |
| Plus Five Five, Inc.（Resend） | 電子メールの送信（確認コード・催促・署名済み書類の控えの送付）。宛先・件名・本文・添付ファイルを取り扱います | 米国 | 米国 |
| Anthropic, PBC | AIによる書類写真のチェック（契約者が設定で使う場合のみ）。撮影された書類の画像を送信します。送信した画像は、AIの学習には使われない条件で利用しています | 米国 | 米国 |
| GMOペパボ株式会社（ロリポップ！レンタルサーバー） | お問い合わせ窓口の電子メール（info@luminalink-ai.com）の受信・保管 | 日本 | 日本 |
- 外国にある委託先については、委託先との契約等により、個人情報保護法の趣旨に沿った措置（目的外の利用の禁止、安全管理措置、再委託の制限、漏えい時の通知、契約終了時の削除等）の実施を確保する体制を整備するよう努め、その実施状況と、外国の個人情報保護制度を定期的に確認します。
- ご本人のご請求に応じ、委託先における措置の概要その他法令で定める情報を提供します。
- 手続き情報の保存先であるGoogleドライブ・スプレッドシートは、契約者自身のGoogleアカウントで、契約者とGoogle LLC等との契約に基づいて提供されるものです。
第6条（安全管理措置）
- 組織的安全管理措置：個人データを取り扱う者を限定し、管理画面と運営画面の操作を記録します。
- 人的安全管理措置：従業者から秘密保持の誓約を受け、個人データの取扱いについて教育します。
- 物理的安全管理措置：個人データを取り扱う端末は、ログインの保護と記憶装置の暗号化を行います。
- 技術的安全管理措置：通信の暗号化、確認コードによるログイン、入力ミスが続いた場合のロック、一定時間操作がない場合の自動ログアウト、契約者ごとのデータの分離と暗号化、不正アクセス対策を行います。
- 外的環境の把握：個人データを米国・シンガポールにある事業者が取り扱い、またはシンガポール・米国のサーバーで処理するため、これらの国の個人情報保護制度を把握したうえで、上記の措置を講じます。
漏えい等が発生した場合は、法令に従い対応します（契約者から委託を受けた情報については、契約者に通知し、契約者による報告・通知に協力します）。
第7条（保存期間）
新メンバーの電子メールアドレスは、手続きの完了・辞退から30日で削除します。契約に関する情報と管理画面の利用者の情報は、契約期間中保存し、契約の終了後90日以内に削除します。操作の記録・アクセスログは、不正利用の調査のため最長1年間保存した後に削除します。法令により保存が必要な情報は、その期間保存します。
第8条（開示・訂正・削除・利用停止等のご請求）
新メンバーの手続き情報は、契約者の保存先にあり、契約者が管理しています。これらの情報に関するご請求は、原則として手続きを行った会社（契約者）にお申し出ください。当社が保有する個人データについて、ご本人から利用目的の通知・開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止のご請求があった場合は、法令に従い遅滞なく対応します。
- 受付方法：info@luminalink-ai.com 宛てに、ご請求の内容と、ご登録の電子メールアドレスを記載してお送りください。
- ご本人の確認：ご登録の電子メールアドレスへの確認コードの送付等により、ご本人であることを確認します。
- 代理人によるご請求：委任状と、代理人の本人確認書類の写しをご提出いただきます。
- 手数料：無料です。
第9条（利用者情報の外部送信・Cookie）
本サービスのページを表示すると、閲覧者の端末から次の事業者に情報が送信されます（電気通信事業法第27条の12に基づく公表）。いずれも広告やトラッキングの目的では使用していません。
| 送信先 | 送信される情報 | 目的 | 対象のページ |
|---|---|---|---|
| Google LLC（Google Fonts） プライバシーポリシー | IPアドレス、ブラウザの種類・言語、表示中のページのURL | 文字（フォント）を表示するため | すべてのページ |
| Cloudflare, Inc.（cdnjs） プライバシーポリシー | IPアドレス、ブラウザの種類 | QRコードを表示する部品を読み込むため | 管理画面 |
| Google LLC（Google API） プライバシーポリシー | 撮影した書類の画像、IPアドレス | 撮影した書類を、契約者のGoogleドライブに直接保存するため | 新メンバーの手続き画面 |
管理画面・手続き画面では、ログインの状態を保つためのCookieと、表示の設定をブラウザに保存しますが、外部には送信しません。
第10条（ポリシーの変更）
当社は、法令の変更や本サービスの内容の変更に合わせて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更は、本サイトへの掲載その他の方法でお知らせします。
第11条（お問い合わせ窓口）
EYES iQ株式会社 個人情報のお問い合わせ窓口
メール：info@luminalink-ai.com